Rumus SUM dan SUMIF pada Excel

Sudah banyak pembaca blog ini meminta penjelasan tentang rumus-rumus yang diterapkan pada artikel-artikel di blog ini yang memakai Microsoft Excel Spreadsheet. Karena mereka ingin memodifikasi data di lembar Excel tersebut agar lebih sesuai dengan kebutuhan.

Guna menanggapi permintaan tersebut maka saya akan menjelaskan rumus-rumus yang biasa saya pakai dalam Excel Spreadsheet. Rumus yang paling sering saya pakai yaitu SUM dan SUMIF

SUM

Pada rumus SUM, akan menjumlah semua sel yang mengandung angka, lihat contoh dibawah.

Formula akan menjumlah semua angka pada tabel di sebelah kiri. Jika dilihat lebih detail akan terlihat sebagaimana gambar dibawah.

Terlihat pada sell C3, tertulis rumus =SUM(G2:G6), dimana rumus tersebut menjumlah semua angka yang ada pada kolom G dari baris 2 sampai baris 6. Fungsi SUM ini dapat diletakkan dimana saja, tidak perlu harus tepat di bawah angka-angka yang akan dijumlah, sebagaimana jika menghitung secara manual. Yang penting adalah menentukan angka-angka atau sel-sel mana saja atau range yang akan dijumlah. Penentuan sel dapat mengikuti kolom, baris, atau bahkan acak.

Rumus pada Excel dapat diketik secara manual pada sel. Tapi untuk lebih jelas dan lebih detail sebaiknya menggunakan Insert Function pada  Formula Bar sebagaimana terlihat digambar bawah.

Terlihat panah merah dari mouse mengarah dan menekan tombol fx (Insert Function) pada Formula Bar, untuk mengisi rumus pada sel C3. Setelah tombol fx ditekan maka akan muncul tampilan berikut.

Pilih rumus SUM di daftar rumus, terlihat dalam warna biru dan tekan tombol OK. Selanjutnya akan muncul tampilan seperti di bawah. Jika rumus SUM tidak terlihat, maka dapat dicari dengan mengetik pada jendela Search for a function, tampak berlatar hitam, lalu ketik tombol Go. Maka rumus akan tampil dalam jendela Select a function seperti gambar diatas.

Pilih sel-sel atau daerah (range) yang akan dijumlah, digambar atas terlihat G2 sampai G6 (G2:G6), lalu tekan Ok, maka rumus langsung tertulis dan berfungsi pada sel C3. Jika data berada pada sel-sel atau daerah-daerah terpisah maka dapat ditambahkan pada Number 2, Number 3, dst sampai 255 data. Gambar dibawah memperlihatkan data yang terpisah-pisah. Data tersebut adalah data yang sama dengan diatas tapi dipisah-pisah dalam 3 tabel yang berlainan.

SUMIF

Rumus SUMIF digunakan untuk menjumlah data dari beberapa sel dengan kriteria tertentu, tidak semua data akan dijumlah. Secara sederhana SUMIF dapat diartikan sebagai ‘menjumlah jika’. Lihat gambar dibawah, SUMIF akan menjumlah jika sesuai dengan kriteria. Tampak SUMIF menjumlah data  apple dengan jumlah 4.

Jika dilihat di tabel sebelah kanan, pada setiap sel yang berisi apple bersebelahan dengan sel yang tertulis angka 1 dan 3, sehingga SUMIF dari apple akan menjumlah = 1+3 = 4.

Untuk mango yang berjumlah 8. Jika dilihat di tabel sebelah kanan, pada setiap sel yang mengandung mango, bersebelahan dengan sel yang tertulis angka 2, 1, dan 5. Maka SUMIF dari mango akan menjumlah = 2+1+5 = 8.

Demikian juga untuk orange yang berjumlah 7. Jika dilihat di tabel sebelah kanan, pada sel yang mengandung orange, bersebelahan dengan sel yang tertulis angka 7. Maka SUMIF dari orange juga akan menjadi 7, karena hanya ada satu sel yang mengandung orange.

Gambar dibawah memperlihatkan detail dari formula SUMIF.

Terlihat pada rumus tersebut range yang digunakan adalah kolom F dari baris 3 sampai 8 dimana terdapat nama-nama buah, tertulis pada rumus sebagai F3:F8. Kriteria yang dipakai adalah sel B6, dimana tertulis apple. Sedangkan sel-sel yang akan dijumlah adalah kolom G dengan baris 3 sampai 8 atau G3:G8. Jadi rumus akan membaca kriteria pada sel B6 yaitu apple, lalu mencari sel yang mengandung apple pada  kolom F dari baris 3 sampai 8, dan kemudian menjumlahkan sel-sel pada kolom G yang mana disebelah kirinya mengandung tulisan apple.

Rumus SUMIF dapat diterapkan pada data yang ditulis secara horisontal, lihat gambar dibawah. Terlihat nama-nama buah tersusun horisontal, dengan angka dibawahnya. Pada tabel yang lebih kecil dibawah tabel besar, tampak hasil penjumlahan sesuai kriteria dengan rumus SUMIF. Karena data horisontal ini sama persis dengan data diatas, yang tersusun vertikal, maka hasil penjumlahan SUMIF untuk setiap kriteria juga sama, yakni 4 untuk apple, 8 mango, dan 7 untuk orange. Tapi data yang tersusun horisontal agak membingungkan dan tidak umum dipakai dalam membuat tabel.

Detail dari langkah-langkah untuk menerapkan rumus SUMIF adalah sebagai berikut. Pilih sel yang akan diisi rumus, terlihat pada gambar dibawah adalah sell C6. Tekan tombol fx (Insert Function) pada Formula Bar seperti yang ditunjuk oleh panah merah.

Maka akan muncul tampilan seperti dibawah. Pilih dengan mouse rumus SUMIF, terlihat berlatar biru, lalu tekan OK. Jika rumus tidak terlihat pada daftar maka dapat mencari dengan menulis pada jendela Search for a function lalu tekan Go.

Selanjutnya tampilan akan tampak seperti gambar dibawah. Dengan Range kolom F baris 3 sampai 8 (F3:F8) berisi nama-nama buah. Criteria adalah sel B6, yaitu apple, agar rumus hanya menghitung data apple. Sum_range adalah daerah dimana data akan diambil yaitu kolom G baris 3 sampai 8 (G3:G8), dan yang dijumlah hanyalah data apple saja. Tampak terlihat angka 4 dibawah baris Sum_range, angka ini untuk mencheck apakah rumus sudah benar. Dan memang jumlah data apple adalah = 1+3 = 4, jadi rumus sudah benar.  Maka kemudian tombol OK bisa ditekan.

Lakukan hal yang sama untuk mango dan orange. Rumus dapat dicopy-paste dan kemudian dirubah parameter-parameternya.

Pada Program Inventori Kontrol, terlihat rumus SUMIF digunakan untuk menghitung data pada lembar (sheet) yang berbeda, seperti gambar dibawah. Pada Formula Bar terlihat rumus SUMIF dengan kriteria pada lembar register, dan data yang dihitung ada pada lembar transaction. SUMIF digunakan untuk menghitung transaksi pada suatu kriteria yaitu part number (P/N) tertentu.